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本章详细介绍物料采购流程，以及物料采购对库存和财务的影响。
采购订单（PO）
采购订单是指买方向卖方发出的一种商业凭证，其中指定了卖方将向买方提供的物料或服务。采购订单包括双方针对所列产品协定的数量和价格。在 SAP Business One 中，这是自动流程：采购订单可以链接到采购收货单（其中显示装箱单信息），随后可以链接到应付账款发票（其中包含供应商发票的信息）。通过这种自动化操作可保证在整个流程中始终保存信息，同时也保证了信息的一致性。无论何时，您都无需再次输入数据。
在 SAP Business One 中添加采购订单时，基于价值的会计核算不会发生变化。但在库存管理中会列出订单数量，即“已订购量”。
采购收货单
当您收到来自供应商的货物后，将创建采购收货单。在大部分公司中，由仓库人员或负责收货的办公人员执行采购收货单。可以通过在模块菜单中选择凭证名称来直接创建采购收货单，也可以根据现有采购订单进行构建。采购收货单中的数量和价格必需与供应商装运凭证一致。
与采购订单不同，采购收货单在添加到 SAP Business One 之后便无法修改，这是因为它会同时触发库存交易和（在使用永续盘存时）会计交易。
可以在“库存数据”标签页的物料主数据中查看库存状态。
“存货量”列将显示物料的当前存货水平。
“承诺量”列将显示为客户和内部使用预留的物料库存。针对内部使用预留的库存是指基于现有生产订单的物料清单用于成品的物料数量。
“订购量”列显示从外部供应商订购的数量与现正生产并在特定日期前入库的数量之和。
物料的可用量等于存货量 - 承诺量 + 订购量。
如果采购收货单是通过参考采购订单创建的，则它将增加存货量，并减少订购量。
应付账款发票
当您从供应商处收到发票时，应付账款发票将输入到 SAP Business One 中。该凭证将用于触发向供应商付款。采购收货单会较早增加库存价值。仅当不存在采购收货单时，才会在输入应付账款发票时更新库存价值。应付账款发票会创建日记账分录以更新供应商余额，进而显示应付金额。
付款处理
输入应付账款发票后，“采购 - 应付账款”流程中的最后一步是触发向供应商付款。添加付款之后，即会创建相应的日记账分录，该日记账分录将扣除供应商的余额。在创建付款以部分或完全清算特定的凭证或交易时，系统会自动进行内部对账。
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