 3.2 设置财务会计
正确设置财务和会计功能是 实现SAP Business One许多自动化功能的基础。通过设置正确的科目图表、自动日记条目的帐户、过帐期间等, SAP Business One 可以处理许多通常需要手动执行的任务。这就是为什么我们将本章的大部分时间花在与财务会计初始设置有关的问题上的原因。
3.2.1 步骤 1: 设置过帐期间
基础参数设置的第一步是设置会计期间，您可能已经与您的实施伙伴开始设置了。您是每月过帐还是每天过账？或是介于两者之间？您的会计年度与日历年相对应, 还是会跨越历年？
创建公司数据库时必须定义第一个过帐期间。之后, 要设置新的过帐期, 请转到 管理 → 系统初始化 → 过帐期间 的路径下，然后您可以更新已生成的期间 (例如日期范围) 并可以创建新的期间。您还可以设置或更改会计年度的开始时间.
虽然 SAP Business One 在设置期间和会计年度时非常灵活, 但您和您的实施伙伴应牢记以下重要警告:
· 会计年度的开始时间只能是第一个月
· 建议按照时间顺序创建过帐期间。以要迁移的最旧数据来确定第一个期间
· 不能有重叠过帐期间
· 按时间段保存G/L 帐户, 并从上一期间复制到下一期间。因此, 在创建其他过帐期间之前, 请确保主要的 "G/L" 帐户已经被定义
· 系统使用交易记录的过帐日期确定其所属的过帐期间
· 创建过帐期后, 您无法将其从系统中删除;但是您可以更改过帐日期范围
过帐期间具有下面五种状态:
· 解锁。这是新期间创建后的默认状态。此状态允许所有用户过帐任何类型的事务.
· 除销售外解锁。此状态允许授权用户过帐除销售单据外的所有类型的交易记录。此期间状态通常在月结时使用.
· 结转期间。此状态允许授权用户过账所有类型的事务。未获得此期间状态授权的用户无法将任何活动过账到此期间。在 "过帐期间设置" 屏幕中, 可以确定期限过期后的天数, 以便自动将期间状态更改为此状态。这通常在月末或年终时使用.
· 锁定。此状态禁止所有用户将任何活动过帐到此期间的状态.
· 已存档。此状态由 "数据存档向导" 自动分配, 不能过帐任何事务或文档.
这五种状态可以随时来回更改 (除 存档 状态).
注意：
期间状态授权. 您可以给用户授权操作不同期间的状态.通过管理 → 系统初始化 → 授权 → 常规授权 。选择用户, 然后展开 常规 模块进行授权
3.2.2 步骤 2: 定义分段科目
如果计划使用细分的科目表, 那么你和实施合作伙伴的下一步就是确定和定义所需的科目分段。
要定义科目分段, 请转到管理 → 设置 → 财务→帐户分割路径下。您必须至少拥有第一个自然帐户分段, 但您可以将其重命名或更改其长度, 就像您可以使用所有其他分段一样。通常, 公司根据业务流程和财务报告需要确定其帐户分段。它们可以代表地区、部门、区域、产品线、实体、分支等。图3-2 显示了如何合并帐户分段以创建帐户代码.
图 3-2: 科目分段代码
SAP Business One提供四个默认帐户分段, 最多可以有10个分段。在安装过程中, 您可以更改分段的大小和名称, 以及删除整个分段, 但第一段必须始终是自然帐户分段。要删除段, 请右键单击最后分段的一行, 然后选择 删除行.
注意:
帐户分段警报：重要的是, 您的实现合作伙伴和您非常小心地规划帐户分段的使用, 因为虽然可以添加一段, 但一旦创建了第一个 "G/L" 帐户, 就无法删除现有的段; 而且您不能更改长度或分段类型.
一旦您定义了 SAP Business One分中的所有帐户段, 您就为完全合格的会计科目表创建了基础, 换言之, 它是所有科目段的串联。如图3-2 所示, 完全合格的帐户代码包括所有科目分段。例如, 公司市场部门和销售部门使用的旅行费用帐户代码看起来完全一样, 除了代表部门的帐户代码分段之外。
请注意, 帐户分段不是强制性的。根据公司本地化的设置, 分段可能是不必要的。
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