3.3 执行每日过程
一旦您设置了帐户图表和G/L 帐户确定, 您就可以在 SAP Business One 进行日常活动以及周期性活动和年结的任务。
3.3.1 日记条目手动过帐
SAP Business One中的大多数日志条目来这些模块：销售、采购、付款和库存交易自动过帐到G/L账户。但是, 在 GAAP 基于权责发生制的会计中, 有时需要在 "G/L" 中手动录入日记条目, 例如折旧条目、应计条目、调账条目和其他类似内容。换句话说, 它们不会来自SAP Business One其他业务模块。手动添加日记条目时, 该日志项立即生成, 并且不能删除它-仅仅可以冲销。(冲销的具体操作请参见本章后面章节).
日记条目的操作窗口如图3-8 所示, 您可以手动创建日记条目。手动录入日记条目的目的是记录交易，而不是从子分类帐或 SAP Business One中的另一个进程自动生成交易。例如, 可以使用手动日记条目将财务费用记入客户帐户或向银行帐户提供服务费。
图 3-8: 在 "日记条目" 窗口中输入手动日记条目
要手动创建日记条目, 请转到主菜单 → 财务 → 日记条目。可以在展开或缩减的编辑模式下显示和创建日记条目。
为定义为所有币别的账户录入外币金额, 或者输入指定的外币帐户, 请选中显示 FC 复选框.
在某些情况下, 您可能会在 Excel 工作表中收到来自会计的大型日记条目, 例如工资单。您需要做的就是复制 Excel 中的行, 然后将它们粘贴到日记条目窗口中，请确保 Excel 中的列与 SAP Business One中日志条目的列相匹配。
 注意
日记条目提示：通常日记条目录入后，会过账到 G/L 科目。为了在“G/L Acct/BP Code”栏位中显示指定G/L 科目列表, 请按Tab键。还可以使用日记条目将条目预订到业务合作伙伴代码中 (例如, 将财务费用过账到业务伙伴帐户时)。要显示业务合作伙伴列表而不是 "G/L" 帐户列表, 请按在“G/L Acct/BP Code”栏位中 Control + Tab 字段.
注意
安装提示. 您可以定义手动录入日记条目的默认设置, 例如是否阻止不平衡外币日记账的过账, 或者行过帐日期是否可以编辑。选择 主菜单→管理→系统初始 →文档设置 → 按文档 选项卡, 并 从下拉列表中选择日记条目 。可以使用窗体设置在 "日记条目" 窗口中重新设置来覆盖某些默认值.
3.3.2 定期重复过账
有些交易是每月或每周重复发生的。每次交易金额可能不相同, 百分比不一定是固定的 (尽管它们在预知的日期发生, 通常由相同的 G/L 帐户组成)。
您可以使用定期日志条目来支付折旧、设备租用费、工资单、办公室租金和公用设施费用等费用。
访问定期过账, 转到主菜单 → 财务 → 定期投递 路径下进行设置。
定义定期过帐时, 必须指定所有帐户或业务伙伴, 以及实际金额。您将确定定期过帐的频率和过期时间。系统将在每次日期到达时复制原始过帐, 并允许您根据需要添加过帐, 或者在最终过帐到总帐之前对其进行修改。
使用定期过帐的另一种方法是将频率设置为模板, 然后在每次过帐手动日记条目时调用这个模板即可.
3.3.3 使用过帐模板
过帐模板有助于简化每个期间重复的日志条目的过帐, 但是过账到哪个期间的实际金额事先并不知道。可以使用行中定义的百分比 (而不是金额) 创建过帐模板。当您根据过帐模板过账日记条目时, 您在其中一行输入金额, 并且系统根据模板中定义的百分比在其他行中分配金额。
您可以使用 "过帐模板" 的功能来分配支出 (例如, 营销成本以百分比的形式在两个或多个部门间分配。使用过帐模板, 您可以取一个帐户的100%， 并根据固定百分比自动将其分配给其他相关帐户。
在过帐日记条目时，某些行也可以在不选择帐户, 而是提供帐户或业务伙伴类型的说明。
若要访问过帐模板功能, 请转到主菜单→ 财务 → 过帐模板路径下进行.
3.3.4 使用日志凭证
您可以使用日志凭证在务交易过帐之前进行审阅。在将条目作为日志凭证发布之前, 您有机会根据需要编辑、更改或删除条目。让我们考虑一下您使用日志凭证的几种情况。也许您正在培训一个新员工, 而不是冒着可能需要冲销某些或全部新员工日记条目的风险, 您可以允许新员工创建您可以审阅的日志凭证。这消除了新员工可能会过账不正确的日记条目的风险, 这些日志项必须在以后冲销。还可以使用日志凭证执行假设分析。您可以运行现金流报告, 并包括打开的日记帐凭证, 以确定过账的效果, 然后才实际过账。
另一个优点是, 即使在不平衡的情况下, 日志凭证也可以临时保存。如果您有一个正在处理的非常大的日记条目, 并希望以后再继续处理, 日志凭证允许您在全部完成之前先保存您的工作。
在其他系统中, 日志凭证有时用于单个日记条目。在 SAP Business One中, 日志凭证始终用于批处理交易记录, 这意味着您在一个凭证中输入多个日记条目,当过帐到总帐时, 凭证中包含的所有日记条目将一起过帐。
要创建日志凭证, 请转到主菜单 → 财务 →日记凭证路径下进行.
标签：SAP Business One；操作模式；主数据；菜单；销售；采购；行详细信息；
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