3.5.3 数据存档
作为期间结束程序的一部分, 您可以考虑使用 "数据存档向导"。如果您的公司数据库超过两年, 则可以选择删除历史交易, 如销售和采购单据、库存单据、销售机会等。存档旧数据有助于减少数据库大小、提高性能、减少备份所需的硬盘空间, 甚至在新版本可用时允许更快的升级。删除历史交易后, 还可以手动删除不再使用的主数据, 如客户、供应商和物料。
正如您已经了解到的那样, 在 SAP Business One中, 您可以参照一个单据复制生成另一份单据, 并且日志条目将与单据一起自动过帐。例如, 将销售报价单复制到订单，再复制到两个交货单。交货单又被复制一张完全支付的A/R 发票上。这称为封闭群集。这意味着特定工作流中涉及的所有交易都将被关闭。数据存档只删除已关闭的群集。在我们的示例中, 如果发票已部分支付, 则表示群集已打开, 并且这些事务都不会被删除。这些先决条件对于保持数据的完整性和一致性非常重要。
3.5.3.1 数据存档向导
打开向导, 转到管理→ 工具 → 数据存档向导。图3-11 描述了向导的主要步骤。
图 3-11: 数据存档向导的主要步骤
向导选项包括:
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仿真。这将为您提供将存档哪些数据、指示不可移动群集的信息, 以及在进程结束时显示有关已删除交易总数和数据库大小的预期结果。
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实际运行将通过删除适当的交易并收缩数据库大小来完成该过程。必须在实际运行之前进行备份。请注意, 除了手动还原公司备份之外, 没有回滚选项。
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当您想搜索特定事务或群集时，加载保存的向导运行允许您查看以前的存档运行情况。
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当您不知道在事务在哪个数据库中被删除。可以在多个数据存档运行中进行搜索,您可以按日期和交易记录类型进行搜索。
在存档参数中, 选择要存档的过帐期间范围。存档期间的开始日期始终是公司的第一个期间。您只能存档2年或以上期间的数据。此外, 期间必须被锁定, 并通过期间结束程序进行终止。
在建议步骤中, 您可以查看日期范围中包含的所有交易记录。该向导显示按群集分组或不分组的可移动和不可移动交易。您可以深入到特定的群集以查看属于它的所有交易。存档向导将删除交易记录, 如销售和采购单据、销售机会、活动、付款和库存重估。向导不删除主数据, 如客户和项目。在向导完成事务性信息后, 用户必须手动删除这些内容。
由于日记条目从系统中删除, 因此帐户余额必须保持不变。因此, 在存档过程中, 将创建合并的日记条目以反映这些余额。您可以选择按期间、子期或按月合并。
3.5.3.2 数据存档清单:
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运行模拟以查找可以关闭的开放式群集
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关闭打开的群集
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创建公司数据库的备份
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运行数据存档向导
注意
审核跟踪. 数据存档向导创建一个只读数据库备份, 可在以后还原。此数据库由删除前的所有数据组成。为了便于审核, 您可以将其还原为查看旧事务。
3.5.3.3 主数据清理
完成数据存档后, 可以运行 "主数据清理向导"。路径位于 管理 →实用程序下.
在这里, 您可以删除不再需要的任何批量主数据。您可以删除: 项目、业务合作伙伴、G/L 帐户、项目、分发规则、纳税代码和没有活动的员工。
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